33 C
Kuala Lumpur
Rabu, Julai 21, 2021

FB

Bina Dokumen Laporan Bercetak dari Google Forms menggunakan Addon Autocrat

Di sini dikongsikan cara bina dokumen laporan bercetak dari Google Forms menggunakan Addon Autocrat.

Tutorial pembinaan ini dikongsikan oleh Cikgu Ashraf Naim yang merupakan seorang guru di salah sebuah sekolah di Malaysia.

Bagi memudahkan pemahaman tutorial ini, kami telah mengemaskini dan menambah baik penerangan dan perkongsian Cikgu Ashraf dibawah.

Penggunaan maklumat dari Google Forms untuk membina Dokumen Laporan Bercetak ini membantu mempercepatkan penghasilan satu laporan, dan pada masa sama mengelakkan kerja dua kali dilakukan.

Untuk membuat bina dokumen laporan bercetak dari Google Forms, ikuti tutorial dibawah.

Langkah 1: Bina Google Forms

Sebelum bermua, anda perlu menghasilkan satu borang dengan meggunakan Google Forms.

Borang tersebut perlu disediakan mengikut keperluan maklumat dalam Laporan yang hendak dihasilkan.

Ianya dicadangkan bahawa soalan dalam borang Google Forms anda adalah mengikut item dalam template laporan tersebut.

Juga digalakkan adalah penyediaan soalan untuk masukkan e-mel. E-mel ini berguna untuk mendapatkan laporan kelak.

Pada borang Google Forms ini, anda perlu meletakkan tambahan simbol “<< >>” (dikenali sebagai tag) pada ruangan jawapan/respon borang Google Form tersebut yang ingin diisi secara automatik seperti yang ditunjukkan di bawah.

Langkah 2: Pasang Autocrat

Selepas anda membina sebuah borang, langkah seterusnya adalah pergi ke bahagian responses borang tersebut.

Di bahagian ini, anda perlu memilih membuat satu fail excel (Google sheet) untuk membuka maklumat yang sudah diperolehi.

Daripada response yang diperolehi di Google Sheet, pilih menu Add-ons dan pilih Get add-ons seperti dalam gambar.

Anda akan dibawa ke Google Workspace Marketplace.

Di sini, anda kena cari dan pilih Add-ons Autocrat seperti dalam gambar.

Tekan Install jika belum pernah memasang add-on ini pada komputer anda. Jika anda sudah memasang add-on ini, anda boleh terus ke Langkah 3.

Langkah 3: Guna Autocrat

Sekarang, anda perlu menggunakan AutCrat untuk melakukan proses selebihnya.

Langah A: Cipta satu job

Kembali ke Google Sheets Add-on tadi, dan pilih Add-ons.

Kemudian pilih menu Autocrat yang kini sepatutnya sudah ada, dan pilih ‘Open’.

Jika anda pengguna pertama kali, anda perlu memilih menu ‘NEW JOB’ seperti ditunjukkan dibawah.

Kemudian, berikan dan masukkan nama kepada kerja atau pelaporan yang anda ingin buat, dan tekan ‘Next‘ seperti yang ditunjukkan di bawah.

Selesai tekan Next, anda akan dibawah ke satu lagi bahagian baharu.

Langkah B: Pilih borang (Google Forms)

Di sini anda perlu memilih template ataupun borang yang sudah anda bina. Tujuannya adalah untuk menggabungkan perisian AutoCrat dengan borang yang dibina pada Langkah 1.

Untuk memilih borang tersebut, and kenalah memilih ‘From drive‘ seperti yang kelihatan di bawah.  Ini akan terus membawa anda ke Google Drive di mana anda boleh memilih borang yang telah anda bina tadi.

Pilih Next selepas anda memilih Google Form tadi.

Langkah C: Semak penggunaan tags

Apabila anda selesai memilih next, Autocrat akan secara automatik meletakkan tags <<>> mpas pada ruangan – ruangan di Google Forms yang dipilih tadi seperti yang ditunjukkan seperti di bawah.

Anda perlu menyemak dan memastikan tags ini diletakkan dengan betul sebelum menekan Next.

Langkah D: Gabungkan Google Form dan AutoCrat

Langkah seterusnya adalah mencipta nama fail yang selaras untuk semua Laporan yang terhasil nanti.

Gunakan simbol tags <<>> untuk autocrat baca sahaja item dari Google Sheet.

Pilih PDF pada ruangan Type, dan klik Multiple output mode seperti dalam gambar.

Tekan Next.

Langkah E: Buat folder

Ini akan membawakan anda kepada pilihan baru.

Di sini anda perlu memilih folder dalam Google Drive anda untuk menyimpan fail-fail laporan yang terbina dari Autocrat ni nanti.

Pemilihan folder akan memastikan anda senang mencari fail laporan yang dibina.  Pilih atau bina folder dalam Google Drive untuk tujuan ini dengan memilik ‘Choose folder‘.

Tekan Next apabila selesai memilih folder.

Langkah F: Langkau dua langkah seterusnya

Langkah 6 dan Langkah 7 (dalam gambar) seperti yang ditunjukkan di bawah boleh anda langkau kerana tiada keperluan untuk anda melaksanakannya.

Tekan Next pada kedua – dua langkah tanpa melakukan perkara lain.

Langkah G: Bina email umum untuk hantar dokumen

Anda akan di bawa ke satu pilihan baharu yang mana akan membolehkan anda menghantar dokumen yang terhasil oleh AutoCrat.

Buat tetapan seperti yang ditunjukkan di dalam gambarajah dibawah.

Anda boleh mengubah pesanan dalam ruangan pesanan di atas mengikut kesesuaian anda.

Tag <<emel>>dan <<Nama pegawai>> akan menarik emel dan nama pegawai dari borang responses Google Forms yang anda telah cipta tadi.

Klik Next untuk meneruskan tetapan AutoCrat.

Langkah H: Tetapkan mangkin (triggers)

Jika anda ingin fail terus dihantar ke emel responden selepas sahaja tekan mereka menekan butang SUBMIT pada Google Form, pilih Yes pada ‘Run on form trigger’.

Pilhan ‘Run on time trigger’ boleh dibiarkan kepada ‘No‘.

Tekan SAVE untuk menyimpan tetapan ini.  Ini akan secara langsung menyimpan semua tetapan dalam job AutoCrat yang anda bina.

Hasil akhir ini akan menarik dokumen laporan bercetak dari Google Forms

Dengan siapnya penetapan pada AutoCrat tersebut, responden kepada Google Form anda kini akan terus menerima laporan setiap borang yang mereka siap isi dalam emel mereka.

Selamat mencuba!

Tentang PendidikanMalaysia.my

PendidikanMalaysia.my merupakan satu laman komuniti berkaitan pendidikan yang berkongsi informasi dan bahan berkenaan pendidikan di Malaysia.

Jika anda ingin berkongsi bahan, hubungi kami di Facebook dan kami berbesar hati berkongsi bahan anda di sini.

Sila LIKE dan FOLLOW kami di Facebook untuk perkongsian terbaharu berkenaan Pendidikan di Malaysia.

Anda juga boleh menghubungi kami untuk menghantar bahan untuk dikongsikan kepada semua pembaca kami melalui email hello@pendidikanmalaysia.my atau dengan menghantar pesanan di laman Facebook kami.

PendidikanMalaysia
PendidikanMalaysia.my adalah sebuah laman sumber untuk guru, pelajar dan ibu bapa di Malaysia yang dibangunkan untuk memudahkan perkongsian bahan dan juga maklumat berkaitan sistem pendidikan Malaysia.

Related Articles

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Stay Connected

246FansLike
64FollowersFollow
0SubscribersSubscribe
- Advertisement -

Latest Articles

- Advertisement -